文書交換の共通形式ＰＤＦ

　誰もが便利だと感じるフリーソフトはＰＤＦ作成ソフトです。今までアドビ・システムズ社の高価なソフトを使わなければできなかったことが、無料になったのです。

　ＰＤＦは電子文書の規格で、Windows、Mac、UNIXなどの違いをこえて、文書のレイアウトを再現できるものです。ファイルの拡張子はpdfです。

　ネット上では、厚生労働省が発表する報告書や、企業の製品カタログなどがＰＤＦ形式で公開されています。

PDFファイルの特徴
1. 違う環境のコンピュータでも読める
2. 確定した文書をかってに変更されない
3. データの検索や引用も可能
4. ファイルサイズが小さくなる

● 同じ印刷結果が保障される

　マイクロソフトのオフィスを使っていても、ファイルを受け取った人とバージョンやプリンタが違うため、文字がはみ出すなど印刷結果に違いがでることもありました。ＰＤＦでこのような問題が解決できます。

　字体に凝って作成した文書も、フォントが埋め込まれるのでデザインが崩れません。ただし、周囲の余白サイズなどは微妙に差が出ることがあります。

　作成ソフトはたくさんありますが、使い勝手のよいPrimoPDFをお勧めします。外国のソフトなので、ダウンロード法はわかりにくいですが、ネットに親切な解説があります。

　インストール後は、印刷するときにPrimoPDFをプリンタとして選択できます。その後、解像度と保存先・ファイル名を選ぶことで終わりです。

　注意点は、日本語のファイル名やフォルダー名が英数字の羅列に変わってしまうことです。英数字でわかりやすいファイル名にして保存しましょう。

　ファイルの公開にあたって、画像が圧縮されてサイズが縮小できることは、メールに添付するときに便利です。また、最終版を確定させたあと修正を入れられないようにする効果もあります。

　ネットで見ているページを、印刷イメージでＰＤＦファイルとしてスクラップすることもできます。

1. PDF : Portable Document Format - Wikipedia
　　http://ja.wikipedia.org/wiki/Pdf

4. PDF変換ソフト・PDFフリーソフト比較
　　http://www.click-assist.com/blog/compare.php

5. e-文書法－＠IT情報マネジメント用語事典
　　http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/ebunshoho.html

★「素人のためのコンピュータ講座」まとめページ
　　http://www.gaiki.net/lib/2007/07122com0.html