書庫(アーカイブ)を使おう

　前回、文書・画像のサイズを縮小する方法を紹介しました。快適なファイル操作には、書庫を作成するソフトを使えるようになることが、大切です。

　インターネットからダウンロードし、無料で使えるソフトのパッケージも書庫になっています。

● ファイルを圧縮する

　メールに添付したり、インターネットからダウンロードするファイルのサイズを小さくできます。なぜか「圧縮」の反対操作は「解凍」とよばれています。

　インターネットからのダウンロード時間を気にしない方が多くなりましたが、高速回線を利用できない方に配慮しましょう。

　Excelのファイルや文字だけのWordのファイルは、もとのサイズの3分の１以下になります。画像が入っているWord文書でも1～3割程度縮小できます。

　ただし、もともと圧縮されている、写真ファイルやＰＤＦファイルは、ほとんど縮小できません。

　１回の会議に使う文書は、WordやExcel、写真ファイルなど複数のファイルからなります。このファイル群をまとめて保存したり、送付するときにひとまとめにすることができます。

　バラバラでは、後で関係文書を捜すことに無駄な時間を使ってしまいます。終了した文書は書庫に保存しましょう。これが「書庫」本来の役割。アーカイブとは公文書保管所を意味する言葉です。

　たくさん添付されたファイルを、どこまで保存したかわからなくなり困ったことはないでしょうか。添付ファイルは、一つにまとめることが受信者に親切です。

　最終版の文書がどれかわからないということもよく起こります。チームで仕事をしているときには、大変困る問題です。

　困ったことに、メールで受け取った文書は、ファイルのタイムスタンプがダウンロードした日時になります。また、印刷設定をいじるだけで、文書の内容は修正していなくても変わってしまいます。

　書庫の中に保存しておけば、改変されていないことが保障されます。

1. 真夜中のパソコン相談室　いまさらこんなこと誰にも聞けない！、唯野司、技術評論社（2006）\998

2. パソコンのお悩み，ひょいと解決！　超初心者でもWindows XPをラクに使いこなせる、青木美詠子・枚田香、技術評論社（2007）\1,029

1. IT用語辞典バイナリBINARY：この辞典で「アーカイブ」を参照する
　http://www.sophia-it.com/

2. 初心者向け圧縮解凍入門講座
　http://hp.hana-neko.com/encdec/index.html

3. Lhaz　多彩な機能とシンプルな操作性とを両立させたDLL不要の圧縮・展開ソフト
　http://www.vector.co.jp/vpack/browse/pickup/pw5/pw005588.html

★「素人のためのコンピュータ講座」まとめページ
　http://www.gaiki.net/lib/2007/07122com0.html