 チームで仕事を進めるときや、仲間内で情報を共有する場合にメールは有益な道具です。時間や場所の制約をうけずに情報が届けられます。また、必要になったときに検索して利用できます。
大勢の人にメールを届けるには、あて先を併記する、メーリングリストを利用する、という二つの方法があります。
● 複数のあて先を書く
一番簡単な方法は、必要な相手のアドレスをすべて書くことです。数人のチームであれば有益な方法です。また、一時的な案内を多数の相手に送る場合にも用います。
あて先を指定する領域は表のように3種類あります。情報を送りたい先をTo（宛先）に入れます。この人たちにも参考までに送っておいたほうが良いという相手をCcに入れていきます。
個人情報に関しての意識が高くなり、メールアドレスを面識のない人に知られることが嫌われています。この場合、CcではなくBccを使うことで、同報した他の人にアドレスが漏れません。
● メーリングリスト
メールあて先の使い分け
| To |
メール本来のあて先。Outlookなどでは「宛先」と表示 |
| Cc |
情報を共有してもらいたい相手のあて先（Carbon Copy） |
| Bcc |
情報を共有するが他の相手にはあて先を知らせないもの（Blind Carbon Copy） |
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日常的に情報交流をするときにはメーリングリストが便利です。
メール投稿先のアドレスにメールを送ると、構成メンバーへメールが送られます。投稿できるのは構成メンバーに限定している場合が普通です。過去のメールを読むことができるものもあります。
読みにいかなくても情報が届くところが便利です。目的別に複数のメーリングリストを利用しましょう。すでにあるものを利用するだけでなく、無料でメーリングリストを作成するサービスが利用できます。
参加メンバーが少ないときは率直に意見交換ができます。ところが、人数が増えると一部のメンバー同士が直接のメール意見交換をして意思統一し、投稿されるのは公式発表のようなものだけになり、情報共有が困難になりがちです。報告や相談もメーリングリストでできる環境を保ちたいものです。
● 大事な要件は先頭に
情報共有をすすめようとすると受け取るメールが増えます。メーリングリストで届くメールは、タイトルとプレビュー窓に見える本文先頭10行ほどの内容しか読まれないことがよくあります。
相手に伝えたい用件は先頭に記載しましょう。また、複数の用件を一つのメールに書くと2件目よりあとのことは読み落とされることがあります。私は、そそっかしいのでよく失敗しています。
すぐに返事が欲しい内容と、検討して意見を求める事項がいっしょに書かれると、考えて返事しようとして返事が返ってこないことがあります。ゆっくり考えて行動するには、メールは適切な媒体ではないようです。
● 参考サイト
1. メールのBccフィールドを活用する − ＠IT
http://www.atmarkit.co.jp/fwin2k/win2ktips/426bcc/bcc.html
2. メーリングリストとは
http://www.kt.rim.or.jp/~atsato/ml/basic/whatml.html
3. メーリングリストの作り方
http://www.orth.or.jp/Isikai/content/ml.html
「素人のためのコンピュータ講座」まとめページ
http://www.gaiki.net/lib/2007/07122com0.html
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