読んでもらえるメールを送る

　インターネットのメールは、仕事に欠かすことのできない道具となりました。

● 表題には具体的な情報を入れる

　届いたメールを読むかどうか、一番の決め手は表題（件名）の内容です。構成メンバー宛に一斉に送ってくる情報が多いため、受信者は選んで開封する習慣が身についています。自分に関係がない、急がなくてよいと思われたら開封されることはありません。【重要】などと書いても、効果は薄れています。
　「会議出席の件」など抽象的で、本文を読まなければ出席か欠席かわからない表題はメール向きではありません。「3月理事会 欠席します」のように対象の会議名と欠席するという重要な情報は表題だけ見てもわかるようにしましょう。
　さらに、重要な情報は先頭20文字以内に入れましょう。長すぎる表題の後ろのほうは画面に表示されません。
　それだけ工夫して送っても、読んでもらえていないようでしたら、電話で確認をとってみましょう。

● 議論は止めよう

インターネットメールの特徴 メール ファックス 電話 送りやすさ ○ △ △ 受け取りやすさ △ ○ × データの再利用 ○ △ × 記録性 ○ ○ × 一斉同報 ○ △ × 事実の伝達 ○ ○ × 相談・説得 × △ ○

　メールは、連絡・報告向けの道具と考えましょう。簡単に送れること、たくさん届いたメールを短時間に処理するスタイルが中心になるため、今までの手紙のように行間が読まれることを意識して文章を練りあげることは困難です。
　構想がまとまっていないことをメールで相談することや、討論するメンバー間で基礎となる知識が違っている状況では、思わぬ論争がおきます。
　意見の違いが見られるときは、書き上げたメールをすぐに送らず、時間をおいてから読み直してみましょう。メールで相手を説得することは不可能です。話がかみ合わないときは、メールでの意見交換をすぐに中止し、直接会って話し合いましょう。

● 添付ファイルは最小限に

　添付のWord文書を開いてみたら、本文に入れても十分な文章だったことはありませんか。きれいに整形して印刷する罫線つきの報告書などでなければ、文字だけの情報は本文に入れましょう。
　たくさん届いたメールを読む立場からすると、添付ファイルを開くという操作ですら手間と感じます。後で読もうと思い、そのまま忘れられる原因にもなります。
　写真の入った文書は、とても巨大なファイルになることがあります。受け手のメールボックスをあふれさせ、重要なメールを受け取れなくしてしまうこともあります。添付するファイルのサイズをチェックしましょう。

● 参考サイト

1. ビジネスマナー・ガイド: Ｅメールの送受信の基礎
　http://www.e-manner.net/2006/03/post_88.html

2. 社会人基本マナー：Eメール
　http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/email.html

3. 間違いだらけのメールマナー
　http://www.ladyweb.org/help/mail/top.html

● 参考書

「仕事で差がつくできるメール術」、神垣 あゆみ、青春新書(2007)￥766