 Excelは、人に見せたり報告する表をつくるだけでなく、データの分析にも利用します。分析といっても統計処理など高度なことでなく、簡単な操作で実用的な結果が得られることがあります。
「データの並べ替え」は、あまり知られていない機能ですが、実務の分析にあたってなくてはならないものです。逆に統計で有名な平均値は、前回の講座で示したようにウソをつくときに使われやすい物です。
● 大きい順に並べる
品質管理や在庫管理では、不良の発生数や金額を大きい順に並べ、何が大きな影響を与えているかを見つけることがおこなわれます。「不良の8割は、2割の原因に由来する」と経験的にいわれます。
調査結果を質問項目順に並べてみているだけではわからないことが、大きい順に並べてみると見えてきます。元の報告書（図１）と並べ替えた図（図２）とを見比べてください。
この並べ替え結果に基づく重点的な管理を「ＡＢＣ管理」とよんでいます。
私の経験では、結果を並べてみて「２：８の法則」が成立しないような調査は、調査項目の設定が偏っていることを疑ったほうがよいようです。
データを並べ替えるときは、元のデータを新しいシートにコピーしておこないます。元のデータシートはそのまま残しておきましょう。
並べ替えるデータ範囲をドラッグして選択し、[データ（Ｄ）]−[並べ替え（Ｓ）]で設定画面が出ます。「キー」は並べ替えのときに基準となる列です。大きい順に並べるので[降順（Ｄ）]を選びます。直接データ操作をおこなうので心配でしょうが、実行結果が予想外であったときは、[編集]−［元に戻す］を選べば大丈夫です。
構成比率の累積が何パーセントか表示したグラフは「パレート図」とよばれています。Excelでパレート図をつくるのは少し面倒ですが、参考サイトにていねいな説明があります。
| 図１ ヒヤリハット報告の発生現場（全事例） |
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| 図２ 図１を大きい順に並び替え |
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● データを取り込む
前記の例は、ＰＤＦファイルでしか公表されていなかったため文字認識ソフトで読み取りましたが、Excel形式で公開されているデータもたくさんあります。また、ホームページ上に表形式で示されている住所録などのデータは、簡単にExcelの表にできます。
目的とするページの上で[右クリック]−[すべて選択]−[コピー]します。Excelシート上に貼り付けた後で、不要な部分を削除します。
これだけの操作で再入力なしに、データを入手できます。
● 人に示す表はコンパクトに
調査や分析をするとデータがたまります。月報の類もだんだん緻密になっていきます。たくさん情報があるのは作成者の満足につながりますが、読む側には大変迷惑なことです。
会議や発表で人に説明するときは、できるだけ簡潔な表をつくりましょう。要因を説明する表では、重要なものから五つぐらいまでにしぼり、後はまとめてその他とするのがよいでしょう。
● 参考サイト
1. パレート図とＡＢＣ分析
http://www3.u-toyama.ac.jp/frukawa/Exercise/ParetoGraph.htm
2. ABC分析 − ＠IT情報マネジメント用語事典
http://www.atmarkit.co.jp/aig/04biz/abcanalysis.html
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