 Excelは表計算ソフトの代表です。しかし、その利用分野は計算に限らず、数値の分析、グラフ作成まで幅広いものです。また、日報など文字主体の書類作成にも活用されています。集計用紙や方眼紙を使っていた事務作業はすべてExcelでおこなえます。
このように機能が豊富なため、解説書もたくさんあります。しかし、関数やマクロなど高度な説明が多く、初心者を遠ざけています。
考え方さえわかれば、普通に使うために学ぶことは少なく、Wordよりも簡単なソフトです。敬遠せずに使ってみましょう。
今回の、説明図もExcelで作成しています。
● 表はどうあつかうのか
Excelで使う表は、横方向に「Ａ・Ｂ・Ｃ…」と「列」の名前、縦方向に「１・２・３…」と「行」番号がつけられており、データを入れるマス目「セル」の番地が指定されます。
計算処理は「＝Ａ１＋Ｂ１」のように番地を指定して入力します。平均値を求めるときには、関数を使うと便利です。たくさんの関数を覚えなくても、解説書を見て必要なものだけ利用すれば十分です。
報告書のように書式が決まっている書類の作成は、Excelにむいています。このとき注意してほしいのは、意味的にひとまとまりの文章は一つのセルに入れるというルールです。このことは、作成した文書を修正・再利用をする場合に効果が出ます。
セル内で段落をつくり改行するときは［Alt］キーを押しながら［Enter］キーを押します。入力したデータがすべて見えるようにするには、そのセルの上で［右クリックメニュー］−［セルの書式設定］−［配置］−［折り返して全体を表示する］にチェックを入れます。
● 知識の整理は「表」で
自分の考えを整理するときに、項目を列挙してそれに関わる内容を整理することは重要な分析方法です。そのときに、箇条書きでなく表にすると理解が深まりますし、他の人にも説明しやすくなります。
数値を表にすることでグラフ化することも容易です。ビジネス文書でもグラフの利用を増やしましょう。
アンケート調査などの結果集約でExcelは活躍します。単に数値計算をさせるだけでなく、そこから見いだされた結果を、仕事の改善につなげる方針作りにも表を活用してください。
数字ばかり並んだ表は、分析している当人には重要でも報告をうける人には、うんざりする資料です。報告書には、結論とそれを証拠づけるデータだけにして簡潔な文書作りを心がけましょう。読んでもらわなければ始まりません。
● 指定された書式を変えないで
仕事で報告を求められる文書で、枠組みに入力して返すことがよくあります。その報告書は、集計担当者がまとめます。自分の職場に関係がないと思われる項目があっても、列や行を削除しないでください。集計用のコード欄を削除されて困った経験があります。
セルの中に数値でなく計算式が入っているところは、絶対にさわらないでください。セルの中に入っているデータは上部にある「数式バー」に表示されます。計算式が変わってしまった数表の計算結果があっているかどうかを検証するのは大変困難です。
● 参考書
『速効！ポケットマニュアル Excel 基本ワザ&便利ワザ』毎日コミュニケーションズ ￥787
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