 仕事で作った文章が、印刷して終わりとなることはありません。完成版ができるまでは、何回か手直しが必要なはずです。自分で訂正しなくても上司や同僚が手を入れています。他人が修正しやすい文書を作ることは大切なマナーです。
自分の文章でも１年たつと、別人のものです。人に優しいことは、自分にとっても便利なものです。
月報のように決まったスタイルの報告書は、前月の文書を基にして作成します。議事録は会議レジュメに加筆して作成します。前年の文書を参照することもよくあります。
参照する文書を上書きして消さないように、編集を開始する前に[ファイル（Ｏ）]―[名前を付けて保存（Ａ）]でファイル名を新しくしましょう。私は何度も失敗の経験があります。
つくった文章は使い捨てにしないようにしましょう。
● 空白文字でレイアウトしない
左側に余白をつくりたい場合に、空白文字を何個か入れてレイアウトしていませんか。また、右側に余白をつくるために改行を入れていませんか。
この文章に言葉を足したり削ったりした場合、「同僚が手を入れてい ます」のようになり、修正が大変になります。
左右の余白をつくるために「インデント」という機能があります。字下げをおこないたい行の範囲を選択した後、本文の上で「ルーラー」という目盛棒にある■にカーソルを持っていくと機能の表示が出ます。そこで、マウスの左ボタンを押しながら必要な場所まで移動します。
インデントの場合は、文字を削っても文章は自動的に詰められます。
「新宿」「代々木」のような名前が上下に並ぶとき、文字数をあわせて「新 宿」と空白を入れる方を見うけます。後で本文検索をしたときに「新宿」で検索できず、問題です。この場合は、対象の文字を選択し、メニューから[書式（Ｏ）]―[文字の均等割り付け（Ｉ）]を選ぶのが正解です。
● 文書名は先頭に大事なことを
ファイルを開くときに、長いファイル名は先頭の10文字くらいしか見えません。会議の報告者などでは会議名でファイル名が始まり、見分けがつかなくなります。年月日を先頭に入れるようにすると捜しやすくなります。
忙しい時代です、ファイル名に限らずメールの題名なども、先頭を見れば要件がわかるようにしましょう。そうでないと相手に読んでもらえない場合も出てきます。
● 文書を捜すときは日付順で
以前に保存した文書を捜す場合、Wordの[ファイル（Ｆ）]―[開く（Ｏ）]では枠が小さく一度に見える文書が少ない欠点があります。Wordを起動する前に「マイドキュメント」や「マイコンピュータ」で捜し、必要なファイルをダブルクリックすることで文書を開くのが効率的です。
文書がたくさんある場合に便利な捜し方は、日付逆順に並べることです。修正する対象ファイルは、最近利用したものであることが普通です。[詳細表示]]を選び[更新日時]の文字をクリックすると整列表示されます。クリックするごとに日付順と逆順とが交代します。
Word編は今回で終了し、次回はExcelです。
● 文書作成の解説文
文章の書き方・文書の作り方
http://www.gaiki.net/lib/199x/99/99a25wrt2.html
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