ワープロはワード・プロセッサー（言葉の処理装置）という名前からわかるように、清書だけでなく文書入力・再利用の三つの面から文書の取り扱いに貢献するプログラムです。

★読みやすい文書を作る

　個人的な利用では年賀状や案内チラシの作成、仕事では提案書や報告書の作成など、短い文書で見栄えを気にして人に見せる、清書用の用途がまず第一に広まりました。読みづらい文字を解読しながら報告書を読むことからの解放は大きな前進でした。

　文字だけの文書から図入りの文書へと進化し、文書の表現力が高まりました。単純な文書作成は説明書を見なくてもできますが、プログラム作成者の発想が理解できないと、図のレイアウトには手こずります。図は本文がのっている紙と別の透明なシートにのっているというイメージで配置を考えます。

　図を四角くよけて文字を配置する指定をしますが、その設定は「書式(O)―図(I)―レイアウト―折り返しの種類と配置―四角(Q)」といったメニューのわかりにくいところにあります。詳しくは、解説書をご覧ください。

　また、主流のワープロは、アメリカの文書作成を目的に作られたものを日本語対応にしたため、違和感を感じるところがあります。罫線機能が代表例です。日本語は縦にも横にも書けるため、書いた後で罫線を使って領域を区切ることがあります。英語はコラムや表以外では線で区切ることがありません。そのため、枠をつけるのは「テキストボックスの挿入」、表は「表の挿入」という別々の機能を用います。

★文書を作る手助け

　その次に、文書の作成が容易になることが理解されてきました。インターネットで調べたことを簡単に引用できる、思いついたことから書ける、書いたものをわかりやすく順番を入れ替えることが容易、など文書の作成の手助けになることがわかってきたのです。

　私も、ワープロによって文書が書けるようになりました。それまでは、白紙の原稿用紙を埋めることは大変なプレッシャーでした。思いついたことを事前にメモ用紙に書き、並べ替えて整理した上でレポート用紙に下書きし、原稿用紙に記載するのは清書に近い段階でした。

★文書の再利用

　文書が蓄積されていくと、チームで仕事をしている仲間同士で文書を再利用することがメリットとなってきました。過去に作った文章を修正して使うことが簡単にできます。また、キーワードを用いて過去の決定を検索することも簡単にできるようになりました。大量のファイルや紙の束をくってみなくても、過去の経験を探せることは、個人の知識をチームで共有することにつながります。

●手軽な参考書
「Word 基本ワザ＆便利ワザ」東弘子、毎日コミュニケーションズ、788円