コンピュータは、仕事をする上で無くてはならない道具です。それにもかかわらず、基本的な使い方を教えてもらえず、自己流で使い方を覚えていることが多いのではないでしょうか。
コンピュータが凍り付いて操作できなくなり、時間をかけて作った文書が消えてしまった、以前作った表が見つからないなど、腹が立つ経験が尽きないのではないでしょうか。そんなトラブルを避ける方法は、ちゃんとあります。みなさんに、その技術をお伝えしたいと思います。
★利用目的が大切
書店にいくと画面の図版が載りカラフルなソフトウエア解説書がたくさん売られています。しかし、ファイルを複写して控えを保存するという、きわめて基本的な操作についてはよい教科書が見あたりません。また、入門書を超えて自分の仕事を効率化するために応用の利く知識も少ないようです。入門書には不足している基本的考え方とルールを解説します。
コンピュータは、「単純作業を繰り返す」という人間にとっていやな仕事を軽減するために作られた道具です。
コンピュータの利用で、レセプト作成・患者予約管理など決まった仕事の専用機として使うことが大きな比重を占めます。しかし、この講座では、文書を作成する、表を作成する、インターネットで調べる、メールを使う、チームメンバーでデータを共有するといった利用場面を想定して解説をします。
コンピュータでは利用目的が大切です。たとえば残業時間を集計することを考えると、個人別の残業時間数と給与計算が最終結果となります。それを計算するには勤怠データをそろえて入力し計算する。さらに、その結果を給与計算システムの入力データとして引き継ぎます。
一つの結果が次の作業につながるために職員コードをつけるといった、標準化が必要になります。また、表のはじめの欄は職員コード、次の欄は氏名といったデータ構造を保って蓄積し、操作します。
★融通が利かない面も
手書きであれば、計算用紙に自由に書いてもよいのに面倒なことをするのは、誰が作業してもいつでも同じ操作ができるようにすることが目的です。コンピュータに使われているように見えますが、人間が作業するときでもチームで仕事をするときには同じような工夫をしているのではないでしょうか。
ただし、姓と名の間に空白があっても、空白なしにつないで書いても、人間は同じ人と判断できますが、コンピュータは違うものと見なしてしまいます。そこは融通が利かない困った機械です。最近のインターネット検索などではそのような表記の揺らぎを吸収する柔軟性をソフトウエアにもたせてきています。もう少し技術が進歩すれば、業務ソフトも使いやすくなりそうで期待が持てます。
次回は、ワープロについて解説します。
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